• Microsoft Dynamics NAV — реальная альтернатива 1С

    Президент Украины Петр Порошенко 15 мая подписал указ, которым ввел в действие решение СНБО от 28 апреля 2017 «О применении персональных специальных экономических и других ограничительных мер (санкций)». И если рядовых граждан смутил запрет на пользование привычными социальными сетями, то представители бизнеса заинтересовались, как работать дальше, поскольку под запрет подпадает столь популярный софт, как 1С. Несмотря на сетования, что такие санкции приведут к серьезным негативным последствиям, альтернатива программе есть – это Microsoft Dynamics NAV. Данная система уже хорошо зарекомендовала себя на международном рынке, поскольку охватывает не только бухгалтерский и налоговый учет на предприятии, а также продажи, закупки, логистику, производство, управленческий учет любой сложности. Украинские специалисты провели ее тестирование и готовы поделиться результатами.

    Личное или общее

    Сейчас учет на предприятии автоматизируется или покупкой готового софта или созданием собственного, прописанного под конкретные нужды компании. Каждый из способов имеет как преимущества, так и недостатки.

    1. Доступность. Бухгалтерские программы широкого распространения можно легко приобрести, цена на них, как правило, фиксированная, а освоить программу помогут многочисленные курсы. Разработка собственного софта – это большая стоимость, и такие продукты часто трудно синхронизировать с другими программами.

    2. Соответствие потребностям компании. Широкое распространение не предусматривает адаптацию под специфику конкретного предприятия, требует дополнительных – иногда немалых – расходов на приспособление, поэтому собственно созданные программы иногда являются лучшим выбором.

    3. Безопасность. Как, например, со случаем 1С его владельцы остаются неизвестными, а следовательно вся информация, которую компания доверяет этой программе, может стать известной третьим лицам. Созданная под собственные нужды программа защитит информацию гораздо лучше, но, опять же, будет стоить она гораздо дороже, чем софт общего пользования. К тому же, создание такой программы по индивидуальному заказу часто приводит к тому, что компания становится заложником ситуации и буквально зависит от исполнителей, которые написали такую программу.

    Но учет на предприятии не ограничивается первичными бухгалтерскими документами и счетами. Это – сложная система управления, отчетности и контроля хозяйственной деятельности в целом. Именно такая информация позволяет руководителю анализировать результаты и стратегически планировать функционирование компании на будущее. Такой объем работ по силе не каждой бухгалтерской программе.

    Microsoft Dynamics NAV с такими задачами справится легко.

    Действенная альтернатива

    Microsoft Dynamics NAV – программный продукт, разработанный компанией Microsoft позволяет осуществлять комплексное управление ресурсами предприятия.

    Такое решение подойдет для среднего и крупного бизнеса, тем, у кого действительно есть потребность одновременно обрабатывать и анализировать большое количество операций.

    О качестве программы говорит не только имя компании разработчика, но и много лет ее использования крупными компаниями как за рубежом, так и в Украине. Microsoft Dynamics NAV появился на рынке нашей страны в 2001 году. Компания Innoware адаптировала программу для наших законодательных требований и удобного использования. Это позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет непосредственно в Microsoft Dynamics NAV, пользоваться всеми функциональными возможностями системы.

    Почему программа популярна на международном рынке? Потому Microsoft Dynamics NAV отличается высоким качеством и – самое главное – гибкостью, то есть возможностью настроить программу одновременно и под корпоративные нужды клиента, и под действующее локальное законодательство.

    Кроме того, такой системе доверяют международные инвесторы и аудиторы. Это достигается благодаря специальным функциям – аудиторскому следу, и невозможности бесследно удалять операции, что обеспечивает достоверность данных.
    Этой программой пользуются и руководители подразделений и менеджеры, и сами бухгалтеры. Как это происходит на практике, покажем на примере закупок и продаж товаров/услуг.

    Закупки: планирование и проведение

    Для производственных предприятий закупка сырья и материалов – важнейшее условие обеспечения их деятельности и разумного использования. Такое же правило применимо и к остальным компаниям, которые так или иначе связаны с закупками. Управлять этим процессом на всех этапах позволяет Microsoft Dynamics NAV.

    Для начала работы в Microsoft Dynamics NAV создается новый документ – Заказ на покупку. В него вносятся все необходимые данные: о поставщике, товарах/услугах, по которым планируются закупки, цена и количество. Удобства пользованию программой добавляет понятная статистика отношений с каждым партнером: даты и суммы проведенных подписки, своевременность выполнения обязательств поставщиком, количество заказов и все расчетные операции. Если по условиям нужно провести подписку, в этом документе это можно отметить.

    На основе Заказа на покупку формируются первичные бухгалтерские документы. Кроме того, получив такую информацию, руководитель сможет оперативно принять решение, разрешить или запретить проведение закупки. Эти данные автоматически направляются директору (управляющему процессом закупок) электронным письмом. Такой детальный подход экономит время топ-руководства, поскольку им уже не нужно искать где-то дополнительную информацию о поставщике – она вся есть в письме. Также в письме указаны цифры, которые директор может сопоставить с запланированным бюджетом расходов и на основе этого принять решение, – рассказывает Таисия Бондарь, операционный директор Innoware.

    Если вся полученная информация устраивает руководителя, он может подтвердить Заказ и разрешить перечисление предоплаты (в случае необходимости). Созданный и проведенный платеж заносится в Журнал платежей.

    Использование системы простое на каждом этапе. Бухгалтеру только нужно занести соответствующие расчетные данные поставщика в строку журнала. Только оплата прошла, нажать кнопку «Учет», чтобы операция была занесена в систему. На основании такого учета все движения средств можно легко отследить в Главной Книге, Книге операций по конкретному поставщику и тому подобное. Поэтому, если у руководителя, финансового директора или менеджера по закупкам будут возникать вопросы по операциям, каждый из них будет иметь свободный доступ к удобному списку проведенных предоплатных и конечных платежей. Ведь через систему осуществляется и окончательная оплата за доставленные товары или услуги.

    Когда товар по этому Заказу получен на основании Заказа в электронном виде создается Учетная прибыльная накладная закупки.

    Для удобства пользования предусмотрена закладка – Книга учета операций по товарам. В книге операций можно найти конкретные данные о определенному поставщику за все время сотрудничества с ним.
     

    Microsoft Dynamics NAV позволяет бухгалтерам работать в обычном интерфейсе. Для этого в разделе «Операционная Бух. Отчетность» можно создать оборотно-сальдовую ведомость. Удобная работа с документом – залог быстрого выполнения необходимых операций.

    Еще один важный элемент закупок – возможность при необходимости расторгнуть соглашение и вернуть товар поставщику. Например, товар не соответствует необходимым характеристикам. Благодаря новой программе отпадает необходимость начинать все сначала. Достаточно открыть документ Заказ, на основании которого была осуществлена поставка, и сделать там накладную на возврат. Принцип действия аналогичен: создается накладная, отправляется для подтверждения руководителю или ответственному лицу/лицам, после получения утверждения документ учитывается в системе и закрепляется в Главной Книге и журнале определенного поставщика.

    С Microsoft Dynamics NAV упрощается и такая процедура, как перемещение приобретенных товаров между подразделениями. В электронном виде одной кнопкой создается Заказ на перемещение. Указав необходимые данные, его отправляют на утверждение руководителю или материально-ответственным лицам. Затем так же следует нажать кнопку «Учет» – и операция внесена в систему. Здесь можно отслеживать не только запасы, место их расположения, но и ответственных лиц.

    Так же легко добавить в систему данные о списании запасов или об их использовании в текущей деятельности предприятия. Для этого создаются или Акты списания или накладная-требование на отпуск. А дальше документ можно так же быстро утвердить, провести и распечатать при необходимости.

    Продажа: планирование и проведение

    Если все понятно с осуществлением процедуры закупок, то с продажей товаров и услуг вопросов также не возникнет. Система Microsoft Dynamics NAV работает здесь по аналогичному алгоритму.

    Итак, сначала надо создать новый Заказ на продажу и указать плановую цену. Плюсом является то, что уже на стадии создания такой заявки менеджер увидит, есть ли товар на складе, в достаточном ли количестве. Электронное сообщение направляется руководителю для изучения информации и утверждения или отклонения. В случае, если все устраивает, Заказ получает подтверждение, нажатием кнопки «Учет» заносится в систему и становится основой для осуществления хозяйственных операций. Система дает возможность сотрудничать с поставщиками в удобном формате: или занести данные о необходимости подписки, ее осуществления, или просрочке исполнения своих обязанностей покупателем, или отгрузке без предоплаты и тому подобное. Посмотреть историю всех операций можно в Главной Книге.

     

    Подотчетные лица

    Microsoft Dynamics NAV упрощает взаимодействие руководства с персоналом. Если возникает необходимость поручить работнику самостоятельно закупить товары или услуги, выдав необходимые средства, или отправить в командировку, нужно только завести специальную карточку подотчетного лица.

     

    Здесь будут учитываться как сами подотчетные лица, так и выданные им средства, данные о необходимости возмещения затрат собственными средствами и тому подобное.

    Принцип действия уже известен. На заведенную карточку создается платеж, который должен подтвердить руководитель. После этого бухгалтерия переводит средства, а расчетная операция учитывается в системе.
     

    После завершения подотчетным лицом определенных действий (приобрел товары или услуги, вернулся из командировки и т.д.) можно создать авансовый отчет.

    И снова по такому же простому понятному сценарию: авансовый отчет утверждает руководитель, бухгалтер заносит в учет предприятия приобретенные товары или услуги в прибыль, понесенные расходы – в расходы. Отчет сохраняется в электронном виде, но в любом случае, при необходимости его можно будет распечатать.
    Внешний вид такого распечатанного документа будет полностью соответствовать всем требованиям к форме и реквизитам авансового отчета, которые будут актуальны на дату его создания.

    Более интересен вопрос корректного учета расходов на частые командировки работников. Это и различные валюты, и недопущение просрочки авансовых отчетов, и получение или перечисление необходимых средств. Это очень и очень трудоемкий процесс, ошибок в котором допускать нельзя ни в коем случае. Ярким примером компании, для которой важно правильно вести учет командировок может быть авиакомпания или компания с сетью офисов по всему миру, сотрудники которой часто путешествуют. Microsoft Dynamics NAV позволяет обрабатывать большое количество операций, при этом способствуя снижению ошибок, которые могут быть допущены работниками. Именно поэтому, эту систему выбирают руководители крупных и средних компаний.

    Кроме очень простого создания командировочных и связанных с этим расходных актов, система позволит максимально автоматизировать данный процесс. Так, у бухгалтеров будет возможность формировать и направлять в клиент-банк ведомость на перечисление средств на основании утвержденного плана поездок, выполнять расчет суточных по нормам, установленным государством, и параллельно по сумме суточных, определенных для предприятия, а также отражать сумму превышения выплаченной суммы над нормой как базу для начисления НДФЛ.

    Резюме

    В рамках одной, даже очень детальной статьи невозможно охватить и рассказать обо всем, что умеет Microsoft Dynamics NAV. С ее помощью можно вести учет кассы и средств на счетах в банке, необоротных активов, составлять отчетность (налоговую, финансовую и управленческую) и др. И все это делается по простому и понятному алгоритму.

    Система оптимизирует не только сам учет и документооборот, но и позволяет удобно оперировать большими массивами информации без необходимости открывать несколько программ или документов сразу. Любая нужная операция будет выделена, и бухгалтер или руководитель получит полную историю с цифрами и актами.

    К преимуществам данного продукта можно отнести широкую функциональность, отвечающую потребностям крупного и среднего бизнеса, возможность быстрой доработки под конкретные нужды предприятия, высокий уровень безопасности всех данных и операций, удобный контроль за всеми изменениями, которые вносятся в документы, многозадачность. Microsoft Dynamics NAV – это удобный и простой инструмент для бухгалтеров и руководителей предприятий, желающих держать все под контролем.

    Программу могут устанавливать как предприятия, которые только начинают свою деятельность, так и те, которые пользовались другими продуктами, но решили изменить подходы к учету для повышения его эффективности и в рамках мероприятий по информационной безопасности.

    За возможность протестировать программу мы благодарны компании Innoware.